113

Подробная инструкция подготовки к конференции


Подробная инструкция подготовки к конференции

К событию:

3 месяца

• Определение общей темы и концепции мероприятия

• Определение спикеров, получения их согласия, начало работы над презентациями и выступлениями

• Список желаемых мест проведения (5-6 вариантов) в зависимости от концепции

2 месяца

• Определение места проведения, решения формальных вопросов (договоры, счета и т.п.)

• Формирование списка приглашенных клиентов и партнеров

• Определение представителей компании, ответственных за организацию мероприятия

1,5 месяца

• Разработка детального плана мероприятия (продолжительность, тайминг, количество перерывов и фуршетов)

• Подготовка информационных и промо-материалов (фильмы, имиджевые ролики, фотоподборка; блокноты, ручки, приглашение, баннера и т.п.)

• Спикеры и презентации - check-in (подтверждение присутствия и работы над выступами)

• Определение фуршетного меню и кофе-брейков

3 недели

• Рассылка приглашений гостям

• Подготовка списка СМИ

• Назначение модератора мероприятия

2 недели

• Получение презентаций от спикеров, редакция при необходимости

• Получение подтверждения о присутствии от приглашенных гостей

• Встреча с модератором, обсуждение тезисов, важных месседжей и деталей мероприятия

1 неделя

• Подготовка табличек с регалиями спикеров

• Рассылка анонса-приглашение на СМИ

• Подготовка пресс-пакета

• Аккредитация журналистов по телефону

3 дня

• Получение последних вариантов презентаций от спикеров

• Прогонка выступления представителя вашей компании перед сотрудниками, обсуждение последних деталей

• 100%-ная готовность всех промо-материалов

• Chek-in вопросам с местом проведения, меню, техподдержке мероприятия и т.п.

1 день

• Доставка всех материалов на место проведения, оформление зала, проверка техники (микрофоны, колонки, экраны, проектор)

• Копирование всех презентаций на ноутбук и флешку

3:00

• Повторная проверка техники

• Проверка всех презентаций при подключении к системе управления

• Последний инструктаж организационной группы перед аккредитацией участников

1:00

• Аккредитация гостей и журналистов (при большом количестве присутствующих, желательно разделить на 2 отдельных столика)

• Приветственный кофе-брейк, неформальное общение представителей организатора и гостей

Мероприятие желательно начать не позднее 10-15 минут после официально заявленного. Дальше - все по согласованному плану?

После события:

1 день

• Рассылка пост-релиза и других информационных материалов по запросу журналистов (например, презентации спикеров с их обязательного согласия)

• Мониторинг онлайн СМИ

3-10 дней

• Рассылка писем клиентам и партнерам с благодарностью за посещение конференция. Письмо также может содержать анкету для пожеланий относительно следующего мероприятия и информационные материалы (презентации спикеров и т.п.).

• Мониторинг СМИ (онлайн, печать, ТВ, радио)

• Размещение информации о мероприятии в соцсетях, внутреннем и внешнем сайте, других важных для вас источниках.

Еда

Если Ваше мероприятие имиджевое, важно помнить: кормить гостей надо и кормить надо сытно. Каким образом - это уже зависит от продолжительности вашей конференции, бюджета и приглашенных гостей.

Кофе-брейки - хороший перекус, если ваша конференция по времени длится не более 3-х часов.

Обед (бизнес-ланч) и стандартная банкетный ужин будет оптимальной для внутренней конференции (например, вы организуете собрание своих сотрудников), или если большинство гостей прибыло на конференцию в день события и издалека. Вариант сытный и экономный.

Ну а топ-менеджеров крупных компаний можно угощать не столько сытно, сколько изысканно. Этот вариант, конечно, наиболее затратный.

Источник

 

Читайте также:

Организация мероприятий

Подготовка к мероприятию

Выбор места

Что следует проверить на месте

Имиджевые мероприятия

 

Теперь, благодаря Aperio Lux, ЛГБТ-портал можно читатьна iPhone и iPad

Подписывайтесь
на наши аккаунты